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Outlook Synchronisation

Outlook Synchronisation

 

Beschreibung

Mit diesem Modul können die Kontakte in einem Ordner von Outlook mit beliebigen Kontakten in ClassiX® synchronisiert werden. Der Grundlegende Ablauf dabei ist der folgende: Zuerst muss eine Verbindung zwischen einem Kontakt in Outlook sowie einem Kontakt in ClassiX® hergestellt werden. Danach erfolgt eine Zuordnung der Kontaktdaten (Geschäftsadresse, private Adresse, ...) zu den gewünschten Feldern in Outlook. Diese Zuordnung kann für jeden Kontakt individuell vorgenommen werden und wird später für alle Synchronisationsvorgänge verwendet. Sobald eine Verbindung zwischen den Kontakten besteht, können diese jederzeit synchronisiert werden.

Funktionalität

Hauptfenster

olsyncmain.gif Die gesamte Synchronisation wird von diesem Fenster aus gesteuert und auch gestartet. Der wichtigste Bestandteil des Fensters ist die Liste, in welcher alle zu synchronisierenden Kontakte angezeigt werden. Darüber wird angezeigt, welcher Ordner in Outlook momentan ausgewählt ist. Hier ist standardmäßig der Standard-Kontakt-Ordner von Outlook gewählt. Über den Button "Wählen" wird ein Dialog aufgerufen, mit dem ein Kontakt-Ordner von Outlook ausgesucht werden kann. Der kleine Button daneben dient zum aktualisieren der Liste, falls sich etwas in dem Outlook-Ordner geändert haben sollte. Nach der Auswahl eines Outlook-Ordners werden alle darin enthaltenen Kontakte in die Liste geladen. Ein Symbol vor jedem Eintrag zeigt dabei an, was im Falle einer Synchronisation mit diesem Kontakt geschehen wird. Die unten stehende Tabelle bietet eine Übersicht über die möglichen Zustände. Es gibt prinzipiell vier verschiedene Zustände. Erstens: ein Kontakt existiert sowohl in ClassiX® als auch in Outlook und wurde auch schon verbunden. Dann werden einfach die Kontaktdaten je nach Einstellung (siehe Optionen) nach ClassiX® oder Outlook geschrieben.
Zweitens: Wenn ein Kontakt aus dem aktuellen Outlook Ordner noch nicht verbunden wurde bzw. gar nicht in ClassiX® existiert, dann muss dieser Kontakt verbunden werden (ggf. eine neue Person erstellt werden, siehe Verbindungen).
Drittens: Wird ein Kontakt aus ClassiX® in die Liste eingefügt, so geht das Modul davon aus, dass dieser in dem gewählten Outlook-Ordner nicht existiert. Bei der Synchronisation wird dann automatisch in Outlook ein neuer Kontakt erstellt und verbunden (die Kontaktdaten müssen jedoch auch hier manuell verbunden werden, siehe Verbindungen).
Viertens: Es ist ein Konflikt bei der Bestimmung des Zustandes aufgetreten. Dies ist z.B. der Fall, wenn ein Kontakt aus ClassiX® zur Liste hinzugefügt wurde, welcher bereits mit einem Outlook-Kontakt aus einem anderen Ordner verbunden ist. Dieser Kontakt kann dann unter Auflösung der alten Verbindung erneut verbunden werden.
So ergibt sich folgende Randbedingung für die Synchronisation: Es kann nur Ordnerweise synchronisiert werden. Um einen Synchronisationsvorgang zu starten darf kein Kontakt mehr den Zustand "Konflikt" oder "Nicht vorhanden in ClassiX® aufweisen.
Die Zuordnung zwischen Outlook-Kontakten und ClassiX®-Kontakten geschieht Benutzerabhängig. D. h. jeder ClassiX®-Benutzer kann seine eigenen Zuordnungen definieren, die dann so gespeichert werden. Da aber die Kontaktdaten in ClassiX® nicht Benutzerspezifisch sind, können hierbei unter Umständen Konflikte auftreten. Zum Beispiel könnten zwei verschiedene Benutzer denselben Kontakt aus ClassiX® mit jeweils einem anderen Kontakt aus Outlook verbinden. Wenn nun einer der Benutzer synchronisiert, dann enthält der ClassiX®-Kontakt eventuell Daten die der andere Benutzer nicht synchronisieren wollte.

Kontaktzustände
Symbol Beschreibung
write_ol.png Dieser Kontakt wird in Outlook aktualisiert.
write_cx.png Dieser Kontakt wird in ClassiX® aktualisiert.
new_ol.png Dieser Kontakt wird in Outlook neu erstellt.
new_cx.png Dieser Kontakt existiert nicht in ClassiX® und muss verbunden/erstellt werden.
exclamation_red.png Dieser Kontakt verursacht einen Konflikt, er gehört z.B. nicht zum aktuell ausgewählten Ordner
Menü
Menüpunkt Beschreibung
Kontakt -
: Entfernen Eintrag aus der Liste entfernen.
: Bearbeiten Person des gewählten Listeneintrags bearbeiten.
: Verknüpfung bearbeiten Fenster zum Verbinden für gewählten Kontakt aufrufen.
: Automatisch verknüpfen Gewählten Kontakt automatisch verknüpfen.
Ordner -
: Wählen Outlook Kontaktordner auswählen
: Aktualisieren Ordnerinhalt erneut einlesen
Tools -
: Optionen Optionsfenster aufrufen
: Synchronisationsprotokoll  
Kontextmenu
Menüpunkt Beschreibung
Entfernen Eintrag aus der Liste entfernen.
Bearbeiten Person des gewählten Listeneintrags bearbeiten.
Verknüpfung bearbeiten Fenster zum Verbinden für gewählten Kontakt aufrufen.
Automatisch verknüpfen Gewählten Kontakt automatisch verknüpfen.
Toolbar
Symbol Beschreibung
CX_PERSON.png Eine Person auswählen und zur Liste hinzufügen.
CX_CORPORATION.png Eine Firma auswählen und zur Liste hinzufügen.
open.png Gewählten Listeneintrag bearbeiten.
delete.png Eintrag aus der Liste entfernen.
delete_all.png Alle Einträge aus der Liste entfernen
ol_link.png Fenster zum Verbinden für gewählten Kontakt aufrufen.
ol_auto.png Alle Kontakte in der Liste automatisch verbinden.
ol_link_fields.png Outlook-Felder für alle Kontakte automatisch verbinden.
options.png Optionsfenster aufrufen.
sync.png Alle Kontakte Synchronisieren.
Felder
Feld Beschreibung
Outlook-Ordner Pfadangabe des ausgewählten Outlook-Kontakt Ordners zur Synchronisation
Liste Auflistung der einzelnen Kontakte zur Synchronisation
Knöpfe
Knopf Beschreibung
Wählen Outlook Kontaktordner auswählen

reload.png

Ordnerinhalt erneut einlesen
Schließen Das Fenster wird geschlossen.

 

Verbindungsfenster

In diesem Fenster geschieht sowohl die Zuordnung eines Outlook-Kontakts zu einem ClassiX®-Kontakt als auch die Auswahl der Kontaktaktdaten (Telefonnummern, Adressen ...) die synchronisiert werden sollen, sowie deren Zuordnung zu den Feldern des Outlook-Kontakts. In dem Fenster wird auf der Linken Seite der ClassiX®-Kontakt mit seinen Daten (Name, Vorname ...) angezeigt. Darunter befindet sich eine Liste, welche alle in ClassiX® gefunden Kontaktdaten enthält. Wenn links noch nichts angezeigt wird, dann handelt es sich um einen Kontakt, welcher in Outlook existiert aber noch nicht mit ClassiX® verbunden wurde. In diesem Falle werden die entsprechenden Informationen angezeigt, sobald eine Verbindung hergestellt wurde.
Auf der rechten Seite sind alle Felder aus Outlook zu sehen, die synchronisiert werden. Per Drag&Drop lassen sich jetzt die einzelnen Kontaktdaten in die Felder ziehen und werden so zugeordnet. Die genaue Zuordnung ist dabei jedem Benutzer selbst überlassen, so ist es z.B. auch möglich, Fax-Nummern den Telefon-Feldern zuzuordnen. Einzig und allein bei den Adressen wird der Typ überprüft. Falls eine Kontaktinformation in ClassiX® noch nicht existiert, er scheint neben dem Feld ein Button new_link.png, mit dem sich diese für den zugeordneten ClassiX®-Kontakt neu anlegen lässt. Bei einem schon verbundenen Feld erscheint auch ein Button delete_small.png, mit dem sich die Zuordnung wieder aufheben lässt.
Auch das Verbinden mit einem ClassiX®-Kontakt geschieht per Drag&Drop. Es kann ein beliebiges Kontakt-Objekt auf die linke Seite gezogen werden um eine Verbindung herzustellen. Ebenso kann auch über den Button "Person wählen" oder "Firma wählen" ein entsprechende Kontakt-Objekt ausgewählt werden.
Falls man ein Kontakt in ClassiX® neu anlegen möchte, so kann die über die Buttons "Person erstellen" oder "Firma erstellen" geschehen. Dann wird ein entsprechendes Kontakt-Objekt neu erzeugt und verbunden.
Mit dem Button "Verbindung trennen" (im Toolbar oder oben Rechts bei dem Outlook-Kontakt) wird die Verbindung zwischen ClassiX® und Outlook wieder aufgehoben. 
Der Button "Einzelne Zuordnungen aufheben" hebt alle Zuordnungen der Outlook-Felder auf. Dies geschieht beim trennen der Personen-Zuordnung automatisch. Mit dem Button "Outlook-Felder automatisch zuordnen" können alle Felder mit entsprechenden Kontaktdaten aus ClassiX® automatisch verbunden werden.
Alle Änderungen an den Kontakt- oder Feld Zuordnungen werden erst nach einem Klick auf "OK" übernommen und lassen sich mit dem Button "Abbrechen" auch rückgängig machen.

Toolbar
Symbol Beschreibung
CX_PERSON_open.png Person zum Verbinden auswählen.
CX_PERSON_new.png Person zum Verbinden neu erstellen.
CX_CORPORATION_open.png Firma zum Verbinden auswählen.
CX_CORPORATION_new.png Firma zum Verbinden neu erstellen.
ol_unlink.png Verbindung zwischen den Kontakten trennen.
ol_link_fields.png Kontaktinformationen automatisch zuordnen.
ol_unlink_fields.png Alle Verbindungen zwischen Kontaktinformationen und Outlook-Feldern aufheben.

 

Felder
Feld Beschreibung
ClassiX Kontakt -
: Nachname Nachname der Person
: Titel Titel der Person
: Vorname Vorname der Person
: Geburtsdatum Geburtsdatum der Person
: Firma Name der Firma
: Kontaktinformationen Auflistung der in ClassiX® gefundenen Kontaktdaten
Outlook Kontakt -
: Nachname Nachname der Person
: Titel Titel der Person
: Geburtsdatum Geburtsdatum der Person
: Vorname Vorname der Person
: Firma Name der Firma
: Adresse geschäftlich/privat -
: : Strasse Straßenadresse
: : PLZ Postleitzahl
: : Ort Ort
: : Land Land
: Telefon -
: : Geschäftlich Geschäftliche Telefonnummer
: : Mobil Mobile Telefonnummer
: : Privat Private Telefonnummer
: Internet -
: : E-Mail 1 E-Mail Adresse
: : E-Mail 2 E-Mail Adresse
: : Webseite Webseiten-Adresse
: Fax -
: : Geschäftlich Geschäftliche Faxnummer
: : Privat Private Faxnummer
Knöpfe
Knopf Beschreibung
new_link.png Kontaktinformation in ClassiX® neu erstellen.
delete_small.png Zuordnung zwischen Kontaktinformation und Outlook-Feld aufheben.
OK Änderungen werden übernommen und das Fenster geschlossen.
Schließen Das Fenster wird geschlossen, ohne Änderungen zu speichern. Wenn Sie die Änderungen sichern wollen, so müssen Sie den Knopf "OK" drücken.

 

olsynclinks.gif

 

Optionsfenster

olsyncoptions.gif Hier lassen sich einige Einstellungen zum Synchronisationsvorgang vornehmen. Die erste Option ist die Master-Auswahl, welche festlegt von wo nach wo die Kontaktdaten geschrieben werden. Ist hier "ClassiX" ausgewählt, so werden alle Kontaktdaten immer von ClassiX® nach Outlook geschrieben. Wenn "Outlook" ausgewählt ist, so ist es andersherum. Bei der Option "Nach Datum" wird das Datum der letzten Änderung auf der jeweiligen Seite mit dem Datum der anderen Seite verglichen und es wird der ältere Kontakt mit den Informationen aus dem jeweils neueren überschrieben.
Darunter findet man die Anzeigeoptionen. Ist hier "Aktueller Ordner" gewählt, so werden nur Kontakte aus dem aktuellen Outlook-Ordner angezeigt. Wenn jedoch "Alle Ordner" gewählt ist, dann werden alle mit Outlook verbundene Kontakte aus beliebigen Outlook-Ordnern angezeigt. Die Checkbox gibt an, ob Kontakte, die in Outlook als "Privat" markiert sind, auch angezeigt werden sollen. Nur dann können diese Kontakte auch mit ClassiX®-Kontakten verbunden und synchronisiert werden. Ansonsten werden die privaten Kontakte aus Outlook komplett ignoriert. Bereits verbundene Kontakte werden immer angezeigt, unabhängig davon, ob diese als "Privat" markiert sind oder nicht. Damit diese Kontakte nicht mehr angezeigt werden muss erst die Verbindung in ClassiX® aufgehoben werden.
Als letztes auf der linken Seite befindet sich dir Möglichkeit, festzulegen welche Informationen aus Outlook nach ClassiX® übernommen werden sollen. So ist es unter Umständen nicht erwünscht, das für jeden Outlook-Kontakt auch die Daten der jeweiligen Firma in ClassiX® geändert werden. Einfach bei den Informationen, die übernommen werden sollen, das Häkchen aktivieren.
Rechts oben lässt sich das Verhalten beim automatischen Verbinden eines Outlook-Kontakt mit einem ClassiX®-Kontakt steuern. Die erste Option steuert das grundsätzliche Vorgehen, ob versucht werden soll, einen schon vorhanden Kontakt in ClassiX® zu finden oder ob generell der Kontakt neu erstellt werden soll. Die zweite Option gilt für den Fall, das bei der Suche kein Kontakt gefunden wurde. Dann kann auch automatisch einer erstellt werden oder einfach nichts geschehen, so das eine manuelle Zuordnung möglich bzw. nötig ist.
Die letzte Option auf der rechten Seite steuert, was passieren soll wenn eine Firma aus ClassiX® hinzugefügt wird. Entweder kann nur die Firma gewählt werden, nur die Mitarbeiter der Firma oder beides.
Die Optionen werden Benutzerspezifisch gespeichert, so dass jeder Benutzer die Outlook-Synchronisation nach seinen Vorlieben konfigurieren kann.

Felder
Feld Beschreibung
Master -
: ClassiX Alle Kontaktdaten werden immer von ClassiX® nach Outlook geschrieben.
: Outlook Alle Kontaktdaten werden immer von Outlook nach ClassiX® geschrieben.
: Datum Es wird das Datum der letzten Änderung auf der jeweiligen Seite mit dem Datum der anderen Seite verglichen und dann der ältere Kontakt mit den Informationen aus dem jeweils neueren überschrieben.
Anzeige -
: Aktueller Ordner Es werden nur Kontakte aus dem aktuellen Outlook-Ordner angezeigt.
: Alle Ordner Es werden alle mit Outlook verbundenen Kontakte aus beliebigen Outlook-Ordnern angezeigt.
: Private Kontakte anzeigen Gibt an, ob Kontakte, die in Outlook als "Privat" markiert sind, auch angezeigt werden sollen. Nur dann können diese Kontakte auch mit ClassiX®-Kontakten verbunden und synchronisiert werden. Ansonsten werden die privaten Kontakte aus Outlook komplett ignoriert.
Bereits verbundene Kontakte werden immer angezeigt, unabhängig davon, ob diese als "Privat" markiert sind oder nicht. Damit diese Kontakte nicht mehr angezeigt werden muss erst die Verbindung in ClassiX® aufgehoben werden.
Was wird nach ClassiX geschrieben? Bestimmt welche Informationen aus Outlook nach ClassiX® übernommen werden sollen.
So ist es unter Umständen nicht erwünscht, das für jeden Outlook-Kontakt auch die Daten der jeweiligen Firma in ClassiX® geändert werden. Einfach bei den Informationen, die übernommen werden sollen, das Häkchen aktivieren.
Auto-Verbinden -
: Kontakt suchen Es soll versucht werden einen schon vorhandenen Kontakt in ClassiX® zu finden.
: Kontakt erstellen Der Kontakt soll generell neu erstellt werden.
: Kontakt erstellen Für den Fall, das bei der Suche kein Kontakt gefunden wurde kann auch automatisch einer erstellt werden oder einfach nichts geschehen, so das eine manuelle Zuordnung möglich bzw. nötig ist.
Hinzufügen einer Firma Die letzte Option auf der rechten Seite steuert, was passieren soll wenn eine Firma aus ClassiX® hinzugefügt wird. Entweder kann nur die Firma gewählt werden, nur die Mitarbeiter der Firma oder beides.
Die Optionen werden Benutzerspezifisch gespeichert, so dass jeder Benutzer die Outlook-Synchronisation nach seinen Vorlieben konfigurieren kann.
Knöpfe
Knopf Beschreibung
OK Einstellungen werden übernommen.
Schließen Das Fenster wird geschlossen.

 

Verwandte Themen

 


Technische Dokumentation

Outlook Synchronisationsmodul

Modulname

olsync.mod

Klassen

-

Security

Neben der Beschränkung der Zugriffsrechte über die Klasse und deren Datenfelder kann das Modul über einige der empfangenen Messages in seiner Nutzung beschränkt werden.

Empfangene Messages

Message Parameter Funktion Security
OUTLOOK_SYNC Keine Das Outlook-Synchronisationsfenster wird geöffnet.  

 

Gesendete Messages

Message Parameter Funktion Empfangs-Modul
EDIT_PERSON Die Person zum selektierten Kontakt Zum editieren der Person des selektierten Kontakt. Personen-Editier-Modul
SELECT_PERSON Keine Auswahl einer Person. Personen-Selektions-Modul
EDIT_LEGAL_PERSON Die Fima zum selektierten Kontakt Zum editieren der Firma des selektierten Kontakt. Firmen-Editier-Modul
SELECT_LEGAL_PERSON Keine Auswahl einer Firma. Firmen-Selektions-Modul

Funktionalität