Outlook Synchronisation - Szenarien und Anleitungen

Outlook Synchronisation - Anwendungsszenarien und Schritt für Schritt Anleitungen

Diese Seite enthält einige Anwendungsszenarien für die Outlook-Synchronisation sowie Schritt-für-Schritt Anleitungen um den Einstieg in den Umgang mit dem Synchronisationsmodul so einfach wie möglich zu gestalten.

• Szenarien
• Schritt-für-Schritt Anleitungen

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Szenarien

Im Folgenden werden einige Szenarien, wie sie im Umgang mit Kontaktdaten häufiger auftreten, dargestellt und wie jeweils die ClassiX^® Outlook Synchronisation dabei eine große Unterstützung leisten kann.

• Importieren
• Exportieren
• Außendienst

Importieren

Import bezeichnet hier die Aufgabe, einen größeren Kontaktdatenbestand aus Outlook nach ClassiX^® zu importieren, wobei die Kontakte dabei erstmalig in ClassiX^® erstellt werden.

 

Exportieren

Export bezeichnet hier die Aufgabe, größere Mengen an Kontaktdaten aus ClassiX^® nach Outlook zu exportieren, wobei in Outlook noch keine Kontakte vorhanden sind.

 

Außendienst

Dieses Szenario geht von folgenden Umständen aus: Ein Außendienstmitarbeiter ist mit seinem Notebook unterwegs, auf welchem Outlook und ClassiX^® installiert sind. Während seiner Außendiensttätigkeit nutzt er jedoch nur Outlook, da er nicht auf die ClassiX^® Datenbank in der Zentrale zugreifen kann. Bei seinen Besuchen sammelt der Mitarbeiter nun laufend neue Kontaktdaten von potentiellen Kunden oder er aktualisiert die Daten der schon vorhandenen Kunden. All dies geschieht in Outlook. Einmal die Woche schaut der Mitarbeiter in der Firmenzentrale vorbei und schließt dort sein Notebook an das Netzwerk an. Nun hat er Zugriff auf die ClassiX^® Datenbank und möchte die aktualisierten bzw. neuen Daten in das ClassiX^® System übertragen.

 

Schritt-für-Schritt Anleitungen

Hier werden einige Schritt-für-Schritt Anleitungen vorgestellt, welche ausführlich den Umgang mit der ClassiX^® Outlook Synchronisation für häufig auftretende Abläufe erläutern.

• Verbinden
• Synchronisieren

Verbinden

Das Verbinden von Kontakten ist ein Vorgang, der ausgeführt werden muss, wenn ein Kontakt erstmalig aus Outlook nach ClassiX^® übertragen wird. Wenn nämlich ein entsprechender Kontakt in ClassiX^® schon existiert, dann muss dem Synchronisations-Modul dieses mitgeteilt werden.
Des weiteren müssen nicht nur Kontakte an sich, sondern auch die einzelnen Kontaktinformationen mit den entsprechenden Outlook-Feldern verbunden werden. Dies ist auch der Fall, wenn ein Kontakt erstmalig aus ClassiX^® nach Outlook übertragen und in Outlook neu erstellt wird. Hier wird jetzt der erstgenannte Fall dargestellt, das Verbinden der Felder im zweiten Fall geschieht analog.

Schritt 1: Der Kontakt, der verbunden werden soll, wird in der Liste selektiert. An dem entsprechenden Symbol lässt sich ein unverbundener Kontakt erkennen.

 

Schritt 2: Die Maske zum Verbinden wird per Doppelklick auf den Kontakt oder den entsprechenden Button im Toolbar aufgerufen. Alternativ kann auch der Weg über das Kontextmenü mit der rechten Maustaste gewählt werden. Der entsprechende Menüpunkt heißt "Verknüpfung bearbeiten".

 

Schritt 3: Nun kann auf mehrere Arten ein Kontakt aus ClassiX® ausgewählt werden. Entweder ein Kontakt aus einem anderen Fenseter wird per Drag'n'Drop auf die linke Seite des Verbinden-Fensters gezogen oder über den entsprechenden Button im Toolbar wird ein Kontakt ausgewählt.

Synchronisieren

Der eigentliche Synchronisationsvorgang ist wohl der wichtigste Teil der Outlook-Synchronisation. Hier wird genau erläutert, wie man ihn startet, was dabei für Probleme auftreten können und welche Vorraussetzungen geschaffen worden sein müssen.

Schritt 1:

Folgende Vorraussetzungen müssen erfüllt sein, wenn mit der Synchronisation begonnen werden soll:

Schritt 2:

Um die Synchronisation zu starten, genügt es, einfach auf den entsprechenden Button im Toolbar zu klicken.