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Stammdaten

Einrichten der Stammdaten
Partner Stammdaten - Firmen, Personen und Kontakte

Einrichten der Stammdaten

Vorbereitung
Mandanten/Firma
Benutzer - System Anwender
Geschäftsjahr und Perioden
Basisdaten - Steuersätze
Basisdaten - Geschäftsbedingungen
Dokumentmanagement in ClassiX^®

Bevor die tägliche Arbeit in der ClassiX^®-Anwendung beginnen kann, müssen natürlich erst einmal alle Stammdaten angelegt werden. Weil alle diese Daten im Programm, wie auch im wirklichen Leben, miteinander in Beziehung stehen, empfiehlt sich, das Anlegen der Stammdaten sorgfältig zu planen und bei der Eingabe methodisch vorzugehen. Tragen Sie zunächst einmal alle Ihre Daten zusammen, bringen diese auf den jeweils aktuellsten Stand und organisieren diese übersichtlich. Empfehlenswert ist, die Daten beispielsweise in Excel aufzubereiten da diese dann gegebenenfalls automatisiert in die ClassiX^®-Applikation übernommen werden können. Jedes andere strukturierte Dateiformat kann natürlich genauso eingesetzt werden. Weil beinahe jede Software-Applikation die Ausgabe Ihrer Daten in solche strukturierte Dateien ermöglicht, können Sie die Daten auf diesem Wege meist auch direkt aus einem anderem System in ClassiX^® übernehmen. Bedenken Sie dabei, dass der neue Start immer eine gute Gelegenheit bietet, Ihre Stammdaten und deren Pflege einmal zu überarbeiten. Überlegen Sie sich genau, welche Daten Sie von wo und auf welchem Stand übernehmen wollen und stellen Sie sicher, dass Sie die Daten gut strukturiert bereitstellen können.

Ebenso wichtig ist es, dass Sie festlegen, wie die einmal angelegten Stammdaten zukünftig weiter gepflegt werden sollen, damit diese stets auf einem aktuellen Stand bleiben. Wo sollen in Ihrem Unternehmen zum Beispiel neue Debitoren, Kreditoren, Kostenträger, etc. angelegt werden und wer kann und darf diese dann weiter pflegen? Kommen Daten auch zukünftig aus anderen Programmen, so dass eine Schnittstelle benötigt wird, um die Integrität der Daten zu gewährleisten und doppelte Datenpflege zu vermeiden? Wenn Sie sich derart methodisch vorbereitet haben, dann werden Sie sehen, dass der Start mit ClassiX^® kaum einfacher und schneller geht. Wenn Sie bereits andere ClassiX^®-Module verwenden, dann gestaltet sich alles natürlich noch einfacher, da die dort bereits angelegten Daten nicht mehr neu angelegt werden müssen. Ebenso sind die in ClassiX^®-Office oder in der ClassiX^®-Finanzbuchhaltung angelegten Stammdaten bei späteren Erweiterungen um zusätzliche ClassiX^®-Module umgehend in diesen auch verfügbar.

Da die Daten stufenweise angelegt werden, müssen manche der Beziehungen nachgepflegt werden. So können Sie beispielsweise die Verknüpfung der Steuerkonten mit den Mandantendaten erst nach dem Anlegen sowohl des Mandanten als auch des Kontenrahmens vornehmen. Alle Stammdaten können selbstverständlich auch manuell angelegt und wie nachfolgend in diesem Kapitel beschrieben, gepflegt werden.

Mandanten/Firma

Wenn Sie sich das erste mal in einer ganz neuen ClassiX^®-Applikation anmelden, dann müssen Sie das Login Fenster leer bestätigen, weil noch keine Benutzer angelegt sind. Als nächstes müssen dann die Mandantenstammdaten angelegt werden, da alle weiteren Daten mandantenabhängig gespeichert werden sollen.

In den Mandantenstammdaten ist es wichtig, die Felder ´Nummer´ und ´DB-Layer´ eineindeutig festzulegen, um die Mehrmandantenfähigkeit funktionell zu gewährleisten. Dabei ist ´Nummer´ die im System verwendete Mandantennummer und ´DB-Layer´ für die physische Unterscheidung der Mandanten auf der Datenbankebene. Weiterhin muss unbedingt die Währung eingegeben werden. Adressdaten und Telefon, etc. sollten ebenfalls angegeben werden, weil auf diese vom Programm bei Bedarf dann korrekt verwiesen werden kann. Schließen Sie die Feldeingaben jeweils mit der ´Tab´-Taste ab und vergessen Sie am Ende nicht, Ihre Eingaben mit ´OK´ zu sichern.

Sie können Sie die Daten auch jederzeit über den Menüpunkt ´Bearbeiten´, sowie im Kommunikationsbereich im unteren Teil des Fensters per Klick auf die rechte Maustaste, nachpflegen. Wenn Sie vorher einen Eintrag markiert haben, dann lässt sich dieser über ´Bearbeiten´ oder per Doppelklick direkt editieren.

Das Mandantenfenster enthält mehrere Seiten/Laschen zwischen denen Sie blättern können, indem Sie auf den Titel der Seite klicken. Durch Klicken auf ´Rechnungswesen´ - oder über die Tastenkombination ´Alt´-´R´ - gelangen sie auf die dritte Seite, in der Sie eingeben welche Kostenrechnungsfunktionen Sie in Ihrem Betrieb verwenden.

In dem Bereich Standardkonten können Sie festlegen auf welche Konten steuerfrei gezogene Skonti verbucht werden. Dadurch brauchen Sie keinen Steuersatz 0% anlegen, über den diese Buchungen in der Regel sonst verdrahtet werden.

Die Kontenzuordnungen können Sie natürlich erst vornehmen nachdem diese auch angelegt sind. Diese Standardeinstellung kann bei Bedarf später in den Zahlungseinstellungen noch manuell angepasst werden.

Die Option ´Lieferdatum bei Eingangsrechnungen´ ermöglicht eine Eingabe desselben bei Eingangsrechnungen, für eine entsprechende Berücksichtigung bei Zahlungsläufen. Ferner können Sie hier den Standardpfad für Ihr Disketten-Clearing des automatischen Zahlungsverkehrs angeben.

Auf der vierten Lasche können sie Ihre Fax Kennung und Ihren ClassiX^®-Partner eingeben.

Diese Daten werden für die Integration mit beispielsweise einem Fax-Gateway und für den direkten Programm-Support verwandt.

Wenn Sie alle Felder vervollständigt haben, können sie über den ´Firmen´-Button noch weitere firmenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Bankverbindungen auf der Lasche ´Zusatzdaten´ des neuen Fensters eingeben. Sie werden feststellen, dass überlappende Informationen nicht neu eingegeben werden müssen, weil in ClassiX^® alle Daten logisch miteinander verknüpft sind.

Nachdem Sie einen Mandanten neu angelegt haben, müssen sie sich noch einmal neu in der ClassiX^®-Applikation anmelden, damit alle weiteren Daten diesem Mandanten auch richtig zugeordnet werden. Dieses Mal können Sie im Login Fenster zwar schon den Mandanten auswählen, die Benutzer Daten müssen jedoch erneut leer bestätigt werden bis auch diese angelegt worden sind.

Später ermöglicht dieser Menüpunkt zwischen mehreren im System angelegten Mandanten zu wechseln.

Benutzer – System Anwender

Hier werden die Anwender angelegt, welche Ihre ClassiX^®-Applikationen benutzen sollen und dürfen. Der Login Name (Benutzer-ID) und das Passwort muss eingegeben werden. Weiterhin kann die Personalnummer und auch eine zeitliche Beschränkung für die Gültigkeit des Logins hinzugefügt werden. Im unterem Bereich des Fensters besteht ferner die Möglichkeit, eingeschränkte Zugriffsrechte zu definieren. Wenn Sie sich beim Neuanlegen des Systems Ihr Login hier gerade angelegt haben, dann melden sie sich bitte noch einmal neu im System an.

Weil dem Login möglichst eine reale Person zugeordnet werden sollte, ist es empfehlenswert, zunächst die Personendaten in der ClassiX^®-Partnerverwaltung anzulegen. Dieses können Sie aber auch später nachholen. Sie sollten jedoch generell bedenken, dass ´Benutzer´ nur die Rolle einer Person ist und eine Person durchaus mehrere Rollen haben kann. Wenn Sie erst die Person anlegen und dieser dann anschließend eine oder mehrere Rollen zuweisen, können Sie einerseits doppelte Eingaben vermeiden und haben andererseits Ihre Daten stets gut strukturiert.

Systembenutzer müssen jedoch nicht gleichzeitig als Person angelegt sein!

Geschäftsjahr und Perioden

Als nächstes sollten im Menüpunkt ´System´-´Kalendarien´ das Geschäftsjahr und die Perioden angelegt werden. Entspricht Ihr Geschäftsjahr dem Kalenderjahr, dann geben sie einfach die vierstellige Jahreszahl ein, ansonsten können Sie den Zeitraum angeben.

Zum Beispiel: 01.04.2001 – 31.3.2002

Nachfolgend sollten Sie den Status des aktuellen Geschäftsjahres auf ´gestartet´ festlegen und Ihre Eingaben mit ´OK´ speichern.

Nachdem das Geschäftsjahr angelegt worden ist, müssen anschließend noch die Perioden generiert werden. Entsprechen diese den Kalendermonaten, dann können sie automatisch generiert werden, ansonsten legen Sie die Sub-Perioden bitte einzeln an. Auch in den Sub-Perioden müssen Sie den Status der zu bebuchenden Periode auf ´gestartet´ festlegen. Per Doppel-Klick auf eine der angelegten Perioden können Sie diese bearbeiten. Analog zu dem Anlegen der Buchungsperioden können auch die Arbeitskalendarien angelegt werden.

Wenn Sie sich im System anmelden und das Sitzungsdatum nicht in einer bereits gestarteten Buchungs- oder Arbeitszeitperiode liegt, dann bekommen Sie eine Warnmeldung. Bestätigen Sie diese, um dann, je nach Ihren Erfordernissen, entweder in der zeitnächsten gestarteten Periode zu arbeiten oder eine neuere Periode zu starten. Sie können, nach dem Einloggen im System, später jederzeit das Sitzungsdatum ändern oder das Geschäftsjahr wechseln, wenn erforderlich.

Basisdaten - Steuersätze

Im Menüpunkt ´Basisdaten´ müssen besonders die Steuersätze erwähnt werden. Diese müssen angelegt sein, um beispielsweise sinnvoll Rechnungen schreiben und buchen zu können.

Des weiteren können hier über die Menüpunkte ´Textbausteine´ und ´Dokumente´ das Layout der über ClassiX^® verwandten und in Microsoft Word Format gesteuerter Geschäftskorrespondenz gestaltet werden.

Geben Sie bei den Steuersätzen die Verknüpfung zu den zugehörigen Steuerkonten an und tragen Sie auch die Verknüpfung zu Ihrem Finanzamt ein, nachdem dieses in der Partnerverwaltung angelegt ist. Sie können die Finanzamtsdaten auch umgehend eingeben und dann zu diesem Fenster zurückschalten, da alle in ClassiX^® angelegten Objekte sofort allgemein zur Verfügung stehen.

Basisdaten – Geschäftsbedingungen

Unter dem Menüpunkt ´Basisdaten´ – ´Geschäftsbedingungen´ sollten Sie Ihre gängigen Rechnungskonditionen für Einkauf und Verkauf erfassen. Sie können neue Konditionen bei Bedarf auch direkt dann anlegen, wenn sie benötigt werden, z.B. für die Anlage eines neuen Lieferanten.

Mit ´Neu´ Bedingung anlegen:

Zahlungsbedingungsschlüssel:	Frei vergeben, z.B. 1006
Kurzname:	Frei vergeben, z.B. 10 netto
Belege:	legen Sie hier fest, für welche Dokumente die angelegte Zahlungsbedingung gelten soll

Mit ´OK´ bestätigen, dann über Menü oder rechte Maustaste:

´Bearbeiten´ – ´Skontosatz´ – ´Einfügen´, z.B. ´Feste Fälligkeit´

Fälligkeit: 10 Tage – Tab – Prozent: 0

Nachfolgend kann eine Beschreibung eingegeben werden, wie sie in den Dokumenten verwandt werden soll:

Diese kann einfach als ASCII (= unformatierter) Text, aber auch als MS Word Textbaustein eingegeben werden.

Wählt man MS Word, öffnet sich beim Doppelklick auf dem Beschreibungsfeld die Textverarbeitung, und es kann dann im Text über Feldbezeichnungen auch auf Berechnungen zurückgegriffen werden.

Abschließend mit ´OK´ bestätigen.

Dokumentmanagement in ClassiX^®

In allen ClassiX^®-Anwendungen steht Ihnen auch eine umfangreiche Dokumentverwaltung zur Verfügung. Darin können Sie nicht nur Ihre gesamte Korrespondenz und alle Belege erstellen, sondern diese auch flexibel und nach Ihren Bedürfnissen gestalten. Zudem werden alle Dokumente automatisch vorgangsbezogen verwaltet. Damit realisiert ClassiX^® ein elektronisches Dokumentmanagement, in dem Sie einzelne Dokumente jederzeit direkt über Ihre Geschäftsvorfälle bzw. Beleghistorie wiederfinden.

Im allgemeinen setzen sich Ihre Geschäftsdokumente aus mehreren Elementen (Dokumentbausteinen) zusammen: Kopf erste Seite (z.B. Firmenlogo, Geschäftsadresse), Anrede, Fuß erste Seite, usw..

Ein spezifisches Dokument stellen sie dann aus den vordefinierten Bausteinen zusammen. Dabei können Sie die einzelnen Bausteine direkt als Text im Fenster ´Dokumentbaustein´ eingeben, diese aber auch in Ihrer Standard Textverarbeitung, wie zum Beispiel Microsoft Word, erstellen. Die Bausteine können wiederum modular aufgebaut sein.

Mit Hilfe des Einsatzes von ´Feldern´ können Werte direkt aus ClassiX^® übernommen werden. So können Sie beispielsweise Serienbriefe und Mahnläufe automatisch erstellen.

Partner Stammdaten - Firmen, Personen und Kontakte

Rollen
Beispiel für Rollen - Einer Firma die Rolle 'Kunde' zuordnen
Rollen organisieren
Mitarbeiter
Erfassungsbeispiel - Firma
Lieferanten - Kreditoren
Kunden - Debitoren
Banken
Finanzamt

Als Partner verstehen sich in den ClassiX^®-Applikationen alle Kontakte. Dabei kennt ClassiX^® als zentrale Informationseinheiten über Partner nur Firmen und Personen. Diesen sind z.B. Adressen, Bankverbindungen, private Angaben usw. zugeordnet, Informationen also, die unabhängig von der Art der Geschäftsbeziehung sind. Sowohl Firmen als auch Personen können eine oder auch mehrere Rollen haben über die sich dann die Geschäftsbeziehungen definieren. So kann eine Person beispielsweise Mitarbeiter und auch Benutzer sein, oder eine Firma Lieferant und auch Hersteller. Die Beziehungen und Rollen können so eingegeben werden, wie sie sich real darstellen. Firmen mit Niederlassungen und Ansprechpartnern, Personen mit Geschäfts- und Privatadressen, usw.. Dabei werden alle Daten redundanzfrei eingegeben und die Beziehungen übersichtlich dargestellt.

Wie in allen Listen lässt sich über die Eingabe des/der ersten Buchstabens jeder Eintrag über verschiedene Suchfelder finden. Es kann auch problemlos zu verbundenen Daten verzweigt werden, diese bearbeitet oder auch neue Daten hinzugefügt oder angelegt werden. Es kann von hier auch direkt ein Brief oder eine E-mail erstellt werden. Weiterhin lässt sich die Liste auch drucken oder ins Clipboard laden und steht dann von dort zur weiteren Verarbeitung in anderen Programmen bereit. Beachten Sie bei den Firmen- und Personenlisten bitte, dass die Anzahl der angezeigten Einträge in der Standardeinstellung begrenzt ist, um diese Listen schneller anzuzeigen. Wenn Sie Einträge nicht finden, dann kann das daran liegen. Tragen Sie gegebenenfalls gezielt den/die ersten Buchstaben in der Suchmaske ein oder erhöhen Sie die Anzahl der angezeigten Objekte über den Menüpunkt 'Optionen'.

Rollen

Rollen sind von besonderer Wichtigkeit in ClassiX^®-Applikationen, weil diese die Beziehungen zwischen Ihren Partnern darstellen. Rollen ermöglichen beispielsweise Kreditoren, die gleichzeitig Debitoren oder Mitarbeiter, die auch Systembenutzer sind, ohne doppelte Erfassung von Daten im System.

Firmen und Personen mit denen Sie geschäftlich zu tun haben, verstehen sich zunächst erst einmal alle als ´Partner´. Erst nachfolgend werden diesen die jeweils entsprechenden Rollen (Interessent, Kunde, Lieferant, Bank, Mitarbeiter, etc.) zugewiesen. Wenn Sie zum Beispiel einen neuen Kundenstammsatz anlegen müssen, sollten Sie deshalb zunächst prüfen, ob Sie diesen nicht vielleicht schon als Firma, u.U. mit der Rolle ´Interessent´ angelegt haben. Sie können dann den entsprechenden Firmenstammdaten eine neue Rolle ´Kunde´ zuordnen und Ihre Daten bleiben gut strukturiert und redundanzfrei. Am Beispiel der Rollen werden auch die Vorteile des objektorientierten Aufbaus der ClassiX^®-Applikationen besonders deutlich. Die Beziehungen mit und zwischen all Ihren Geschäftspartnern und deren Rollen können nur durch das durchgängig objektorientierte Konzept derart wirklichkeitsnah im System abgebildet werden. Damit wird Ihre Stammdatenpflege wesentlich vereinfacht.

Wenn Sie einen neuen Partner anlegen, dann wird bei der Erstellung der ersten zugeordneten Rolle gleichzeitig ein entsprechender Personen- beziehungsweise Firmeneintrag angelegt (die einzige Ausnahme bildet der Eintrag als Systembenutzer). Das heißt, wenn ein Ansprechpartner angelegt wird, dann wird dieser auch als Personstammsatz in ClassiX^® eingetragen und wenn ein Debitor angelegt wird, dann wird der zugehörige Firmeneintrag automatisch vorgenommen. Wenn dieser vorher bereits, beispielsweise als ´Interessent´, existiert, dann kommt es zu Dubletten - auch geht die Beziehung der Daten verloren. Es empfiehlt sich in diesem Beispiel, vorher im Firmenverzeichnis nachzuschlagen und gegebenenfalls den Firmendatensatz dort zu markieren und danach über das Rollen-Icon die zusätzliche Eigenschaft ´Kunde´ zuzuweisen. Dann öffnet sich das Fenster für die Eingabe der Debitorenstammdaten. Sie können den Debitor von hier zum Beispiel auch als Niederlassung zu einer bereits eingetragenen Firma anlegen, indem Sie das entsprechende Icon klicken, dann die Firmendaten eintragen und anschließend die Rolle ´Kunde´ einrichten. Sollten Sie debitorische Kreditoren haben, können Sie diese zusätzliche Rolle natürlich auch vom Kreditorenstamm aus zufügen.

Beispiel für Rollen – Einer Firma die Rolle ´Kunde´ zuordnen

Wenn eine Firma bereits in der Partnerverwaltung angelegt ist, zum Beispiel als Lieferant, und jetzt auch Kunde wird, dann können Sie einfach eine neue Rolle zum bereits bestehenden Eintrag hinzufügen.

Markieren Sie den Eintrag in der Firmenliste und klicken Sie auf das Rollen-Icon. Als nächstes klicken Sie auf ´Anlegen´, wählen die zusätzliche Rolle des Partners aus und fügen diese mit ´Selektieren´ zum bestehenden Eintrag hinzu.

Darauf öffnet sich (in diesem Beispiel) automatisch die Eingabemaske für die Kundendaten. Die meisten Daten sind bereits vom Lieferanteneintrag übernommen. Sie können in dieser Maske jetzt noch die kundenspezifischen Daten hinzufügen, bzw. ändern. Falls die Vergabe der Kundennummer nicht automatisch über das Zählwerk erfolgt, sollten Sie diese vergeben und eintragen. Schließen Sie die Maske dann mit ´OK´ um Ihre Eingaben auch zu speichern!

Jetzt sind dem Firmeneintrag zwei Rollen zugeordnet. Sollten Sie diese nicht sofort sehen, dann schließen Sie die Maske einmal und öffnen sie wieder, um die Liste aktualisiert anzuzeigen. Die Kunden- bzw. Lieferantendaten können Sie per Doppelklick auf die jeweilige Rolle editieren.

Rollen organisieren

Das Entstehen von Dubletten lässt sich nicht immer vermeiden. Vor allem, wenn die Firmeneinträge in der Partnerverwaltung von verschiedenen Abteilungen und/oder Mitarbeitern gepflegt werden. Auch wenn Sie Lieferanten- und Kundenlisten beim Einrichten von ClassiX^® aus einem anderen System übernommen haben, werden voraussichtlich Redundanzen mitgeführt worden sein. Sie können diese Redundanzen jedoch jederzeit nachträglich organisieren und damit beheben. Im klassischen Fall liegen debitorische Kreditoren vor, mit anderen Worten Lieferanten, die auch als Kunden geführt werden. Es ist aber auch vorstellbar, dass Banken oder sogar das Finanzamt gleichzeitig Kunden Ihrer Firma sind. Sie können doppelt entstandene Einträge sehr einfach auflösen und richtig organisieren. Entscheiden Sie zunächst, welchem bestehenden Eintrag Sie die zusätzliche Rolle zuordnen wollen und markieren diesen in der Firmenliste. Banken und Finanzämter bilden hier eine Besonderheit: Wenn Sie diesen eine weitere Rolle zuordnen wollen, dann müssen Sie den Eintrag markieren, dem nicht bereits die Rolle ´Bank´ bzw. ´Finanzamt´ zugeordnet ist. Als nächstes Klicken Sie auf das Rollen-Icon. Jetzt haben Sie im dargestellten Beispiel das Rollenfenster für den Lieferanteneintrag geöffnet.

Markieren Sie die Rolle ´Lieferant´ und Klicken auf das Icon ´Partner wechseln´.

Ordnen Sie sich die beiden Fenster nun so an, dass Sie den Kundeneintrag anklicken und per Drag-and-Drop in das Rollenfenster hinüberziehen können.

Damit wird die Rolle ´Lieferant´, die im Beispiel vorher dem Eintrag mit ´..GmbH´ zugeordnet war, nun dem Eintrag mit ´..Gesellschaft´ zugefügt. Bestätigen Sie diese Aktion unbedingt mit ´OK´ und schließen Sie das Rollenfenster wieder.

Der Firmeneintrag ´..Gesellschaft´ hat jetzt beide Rollen, Kunde und Lieferant, als Eigenschaften zugeordnet. Der Eintrag ´..GmbH´ hat keine Rolle mehr zugeordnet und kann gelöscht werden.

Mitarbeiter

In diesem Fenster können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen und verwalten. Die betrieblich notwendigen Informationen können meist in die Felder direkt oder über den Menüpunkt ´Bearbeiten´ eingetragen werden. Telefon, Fax, e-mail, etc. können auch über die rechte Maustaste im Feld ´Geschäftliche Kommunikation´ gepflegt werden. Die hier angelegten Mitarbeiter können Sie im System auch als Person wiederfinden. Wenn Sie private Daten hinzufügen wollen, empfiehlt sich, dies über die Personenliste zu tun. Vergessen Sie nicht, gegebenenfalls eine Verknüpfung des Mitarbeiters mit dem entsprechenden System Benutzer vorzunehmen.

Beim Mitarbeiter legen Sie die Gültigkeit über Eintritts- und Austrittsdatum fest. Bedenken Sie aber, dass die Gültigkeit des Benutzereintrages davon unabhängig ist! Das muss so sein, weil Sie beispielsweise einem Mitarbeiter vielleicht schon vor Betriebsaustritt den Systemzugang sperren wollen oder nach Austritt weiter Systemzugang gewähren wollen.

Erfassungsbeispiel - Firma

Über das Modul Firma wird die Eingabemaske zur Erfassung einer neuen Firmenadresse aufgerufen (Befehl Firma einfügen unter Bearbeiten). Hier werden die verschiedenen firmenspezifischen Kommunikationsdaten (Anschrift, Telefon, Fax, e-mail, Internet), Bankverbindungen, Ansprechpartner, Niederlassungen usw. erfasst. Dabei können einer Firma beliebig viele Kommunikationsdaten, Bankverbindungen, Ansprechpartner, Niederlassungen, sowie Suchbegriffe zugeordnet werden. Ebenso sind eine oder mehrere Branchenzuordnungen zu einer Firma möglich (Befehl Branchen unter Bearbeiten). Diese Branchenzuordnung ist ein erstes Beispiel für den Gebrauch von Strukturen für das sinnvolle Organisieren Ihrer Daten zum späteren Erstellen von Übersichten und Auswertungen.

Des weiteren können hier Notizen und Vorgänge für eine Firma erstellt werden.

Über die Firmenliste werden der erfassten Firma zum Beispiel die geschäftliche Rolle Interessent und als solcher wiederum die mögliche Rolle Endkunde zugeschrieben. Über diese Rollenzuschreibungen können Firmen zum Beispiel für bestimmte Mailingaktionen selektiert werden.

Von der Firmenmaske aus können anschließend Ansprechpartner erfasst werden. Diese werden dann automatisch als Personenobjekt angelegt.

Die Rolle einer Person, wie in diesem Beispiel die des Ansprechpartners einer Firma, wird mit dem Ansprechpartnerbutton in der Menüleiste der Personenliste angezeigt. Über den Button Ansprechpartner ist die Firmenzugehörigkeit einer Person ermittelbar.

Lieferanten - Kreditoren

Kreditoren werden über den Menüpunkt ´Partner´-´Lieferanten´ oder das Lieferanten-Icon aufgerufen. Um einen neuen Geschäftspartner anzulegen, klicken Sie in der geöffneten Liste auf ´Neu’. Es öffnet sich das Fenster Lieferant, in das Sie nun die entsprechenden Daten einpflegen können. Um einen bereits vorhanden Geschäftspartner zu bearbeiten klicken Sie doppelt auf den entsprechenden Eintrag in der Lieferantenliste. Die Felder in den Bearbeitungsfenstern werden mit der ´Tab´-Taste bestätigt. Am Ende werden alle neuen Einträge durch Klicken auf ´OK´ gespeichert. Sie sollten vor dem Anlegen eines neuen Kreditoren jedoch zunächst prüfen, ob in der Partnerverwaltung nicht vielleicht schon ein Firmeneintrag für diesen Geschäftspartner vorliegt. In diesem Fall brauchen Sie dann nur noch die Rolle ´Kreditor´ zu dem bereits bestehenden Datensatz hinzuzufügen.

Der Nummernkreis wird betriebsintern bestimmt und kann über das Zählwerk bequem eingerichtet und verwaltet werden. Die Nummernkreise von Debitoren und Kreditoren dürfen jedoch nicht identisch sein und sich nicht überschneiden.

Stammdaten erfassen:

Nummer:	Die Kreditorennummer entsprechend Ihres Nummernkreises eintragen
(Suchbegriffe:	werden automatisch angelegt, können aber auch manuell ergänzt werden)
Firma:	Firmenbezeichnung vollständig eingeben
Straße:	Straßennamen
Land:	´D´ ist vorgegeben (oder anderes Land auswählen)
Postleitzahl:	Entsprechende Postleitzahl eingeben
Ort:	Ort eingeben
Telefon:	Vorwahl-Telefonnummer

Ganz wichtig: Jetzt diese Stammdaten mit dem ´OK´ - Button bestätigen!
Andernfalls werden sie nicht verarbeitet. Dann fortfahren auf der Seite
ZUSÄTZLICHE DATEN:

Fibu-Konto:	Hier ist das zugeordnete Forderungskonto (bei Kunden) oder Verbindlichkeitskonto (bei Lieferanten) festzulegen. Wenn diese Angabe fehlt, tritt beim Buchen eine Fehlermeldung auf und es kann nicht verbucht werden!
Ust.Id.Nr.:	Eintragen, wenn vorhanden (bei Warenhandel innerhalb der EG).

Ansonsten die Punkte, wie betrieblich gewünscht, ergänzen. Dabei können zusätzliche Informationen entweder direkt in die Felder auf den verschiedenen Laschen, über den Menüpunkt ´Bearbeiten´ oder in den Listenfeldern auch über die rechte Maustaste und ´Einfügen´ eingegeben werden:

Kommunikation, Telekommunikation:	Einzelne Punkte wie Postfach, Telefax, usw. ergänzen. Nach jedem Erfassen mit ´OK´ bestätigen!
Bankverbindung:	Wenn die Firma bereits angelegt ist, können auch weitere Banken hinzugefügt und bestehende editiert oder entfernt werden
Konditionen:	Siehe auch Lasche ´Konditionen´. Die gängigen Konditionen sollten vorher in den Geschäftsbedingungs-Stammdaten angelegt sein.
(Vertreter:	Bei Kunden, siehe auch Lasche ´Zusätzliche Daten´)
Ansprechpartner:	Hier können die Daten der Geschäftspartner im betreffenden Lieferanten hinterlegt werden
Niederlassungen:	Hier können weitere Niederlassungen des Lieferanten mit den zugehörigen Kontakten angelegt werden

Wenn Ihre Daten komplett eingegeben sind, klicken Sie auf ´Neu´, um mit dem nächsten Kreditor fortzufahren. Mit ´Schließen´ wird die Lieferantenanlage beendet.