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Beschaffungsdokumente

Beschaffungsdokumente / Beschaffungsdokumentation

Beschaffungsdokumente sind Dokumente, welche dem Lieferanten bei einem Bestellvorgang automatisch bereitgestellt werden. Hierbei kann es sich zum Beispiel um Zeichnungen oder sonstige Spezifikationen der Anforderungen handeln.

Zusammenstellung und Anzeige der Dokumente

Das Mitschicken von Beschaffungsdokumenten kann manuell ausgelöst oder automatisch erfolgen.

Beim manuellen Auslösen wird das Dokument entweder mit der Bedarfsanforderungs- oder der Bestellposition assoziiert. Hier können in beiden Fällen die Dokumente über die Gruppe "Assoziationen" Lasche "Externe Dokumente" eingefügt werden. Wird dies getan, so wird für diese Dokumente das Steuerungskennzeichen automatisch auf "Dokument ausliefern" gesetzt. Für den Fall, dass das Dokument nicht mit ausgeliefert werden soll, ist das Steuerungskennzeichen entsprechend zu ändern. Dies kann der Fall sein, wenn ein Angebot des Lieferanten mit dem Bestellvorgang verknüpft werden soll, um Beispielsweise über die Bedarfsanforderung den Einkauf zu informieren, dass bereits ein Angebot eingeholt wurde.

Sollen Beschaffungsdokumente automatisch immer mitgeschickt werden, so gilt es dies über die Stammdaten zu definieren. Beschaffungsdokumente können am Bestellartikel, der Lieferantenvereinbarung und dem Lieferanten hinterlegt werden. In diesen Fällen werden die Dokumente über die Gruppe "Dokumentverzeichnisreferenzen" der Lasche "Dokumentenstamm" hinterlegt. Dokumente die hier eingefügt werden, bekommen nicht automatisch das Steuerungskennzeichen "Dokument ausliefern", somit muss es für Beschaffungsdokumente manuell gesetzt werden.

Dokumente, welche mit den Stammdaten assoziiert wurden und das Steuerungskennzeichen "Dokument ausliefern" haben, werden sowohl in der Bedarfsanforderungs- und der Bestellposition in der Gruppe "Assoziationen (Stammdaten)" der Lasche "Externe Dokumente" angezeigt. Sie werden hier nicht angezeigt/berücksichtigt, wenn das gleiche Dokumente bereits mit der Bestellposition verknüpft wurde. Auf diese Weise, in dem man das Dokument aus den Stammdaten in die Position übernimmt, ist es auch möglich das Steuerungskennzeichen zu überschreiben und so ein Dokument, welches normalerweise automatisch ausgeliefert werden würde, für einen Bestellvorgang nicht mitzuschicken.

Neben den Positionsmasken wird das Vorhandensein von Beschaffungsdokumenten auch in der Liste der genehmigten Bedarfsanforderungen angezeigt.

Auslieferung der Dokumente

Beschaffungsdokumente werden (möglichst) automatisch mit der Bestellung an den Lieferanten mitgeschickt. Somit wird die Auslieferung der Dokumente über das Druckmodul gesteuert und vorgenommen.

Bereits beim Aufruf der Druckmaske wird ermittelt, ob Beschaffungsdokumente mit der bzw. den Bestellung(en) oder den Stammdaten (Bestellartikel, Lieferantenvereinbarung etc.) assoziiert wurden. Ist dies der Fall, so kann in der Lasche "Optionen" der Druckmaske die Einstellung vorgenommen werden, bei welcher Ausgabeart (Brief, Email, Fax) die Dokument automatisch mit gedruckt/versendet werden sollen. Sind keine Beschaffungsdokumente mit der Bestellung assoziiert, so ist die Option gesperrt.

Beim der Ausgabe der Bestellung als Email werden die Beschaffungsdokumente der Email als Anhänge beigefügt.

Beschaffungsdokumente, welche nicht automatisch gedruckt/versendet werden konnten, werden nach dem Druckvorgang im Fenster "Nicht verschickte/gedruckte Dokumente" angezeigt. Die Auslieferung dieser Dokumente kann anschließend über dieses Fenster manuell erfolgen.

 

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