Serienbriefe und andere Massenmailings
ClassiX® bietet Ihnen die Möglichkeit, auf einfache Art und Weise verschiedene Massenanschreiben zu erstellen und als Vorgänge entsprechend zu archivieren.
Vorgehensweise
| Ausgangspunkt sind die Vorgangsordner. Öffnen Sie ihre eigenen Vorgangsordner und klicken Sie auf 'Neu'. Nun wählen sie den gewünschten Typ der Mailingaktion aus (Brief, Fax oder E-Mail). Daraufhin öffnet sich das Fenster zum editieren eines Vorgangsbelegs (siehe hierzu auch Dokumentation zu Vorgangsbelegen und Vorgangsordnern). Falls Sie Brief oder Fax gewählt haben, wird eine entsprechende Vorlage geladen. Das Vorhandensein dieser Vorlage inkl. einer gültigen Variablendefinition ist erforderlich für das Erstellen von Serienbriefen oder -faxen (siehe hierzu auch Dokumentation zum Dokumentenmanagement und zu Dokumentbausteinen). Der Text einer E-Mail kann direkt in der Maske des Beleges erstellt werden. Wenn Sie dann das Schreiben fertig erstellt haben, müssen die gewünschten Empfänger eingetragen werden. |  |
Über die Lasche 'Empfänger' gelangen Sie zur Liste mit den Empfängern. Über den Button 'Einfügen' können hier beliebig viele Empfänger hinzugefügt werden. Gleichzeitig werden in die untere Liste automatisch die entsprechenden Vorgangsordner erfasst, damit die Mailingaktion auch archiviert ist. Bitte beachten Sie, dass bei Briefen und Faxen das Word-Dokument auf der ersten Lasche grundsätzlich nur den ersten Empfänger anzeigt, auch wenn der Vorgang später aus einem anderen Vorgangsordner heraus geöffnet wird. Beim Druck bzw. Versand werden aber immer alle Empfänger berücksichtigt.
Um dann den Brief zu drucken, bzw. das Fax zu versenden klicken Sie bitte auf den entsprechenden Button oben im Toolbar. Hier in der Druckvorschau können sich dann auch noch mal alle Empfängerdaten überprüfen. Eine E-Mail können Sie mit dem @-Button direkt versenden oder alternativ auch nocheinmal zur Kontrolle mit dem entsprechenden Button in Outlook öffnen. ClassiX® erstellt E-Mails grundsätzlich im Rich-Text Format. Falls Sie aber in einem anderen Format versenden wollen, müssen Sie die E-Mail in Outlook öffnen und das Format per Hand umstellen.
Anwendungsbeispiel: Verkaufsgebiet
Wenn sich z.B. ein Verkaufsgebiet ändert, dann müssen alle Kunden in diesem Gebiet darüber benachrichtigt werden. Also ein idealer Fall, um Serienbriefe einzusetzen. Zuerst müssen alle Kunden in dem Verkaufsgebiet ausfindig gemacht werden. Dazu kann in der Kundenliste als Suchkriterium das Verkaufsgebiet über den entsprechenden Button gewählt werden. Jetzt sollten hier die Kundendaten am besten noch einmal kontrolliert und falls nötig nachgepflegt werden (siehe hierzu auch Dokumentation zur Partnerpflege).
Nach der Pflege der Daten sollte diese Zusammenstellung von Kontakten am besten irgendwo festgehalten werden. Für solche Fälle bietet ClassiX® die persönlichen Favoriten.
Als erstes sollte in den Favoriten ein neuer Ordner für die Daten erstellt werden. Dies ist Über das Menu 'Bearbeiten' - 'Ordner' - 'Neu' möglich (siehe auch Dokumentation zu den Favoriten). Nun können per Drag & Drop alle Kontakte aus der Firmenliste in diesen Ordner hineingezogen werden. Ab sofort steht die Zusammenstellung hier immer schnell zur Verfügung.
Jetzt geht es an das Erstellen des eigentlichen Briefes. Dazu öffnet man (wie oben beschrieben) den eigenen Vorgangsordner. Hier erstellt man nun einen neuen Vorgang vom Typ 'Brief' (siehe auch Dokumentation zu Vorgangsordnern). Es öffnet sich nun die Bearbeitungsmaske für den Beleg. Auf der ersten Lasche kann der Betreff gesetzt werden sowie der Brief in Word bearbeitet werden. Interessant ist aber die zweite Lasche, hier werden nun die Empfänger eingefügt. Dazu kann ganz einfach gesamte Ordner aus den Favoriten in die Empfängerliste gezogen werden und ClassiX® fügt automatisch alle enthaltenen Kontakte zu den Empfängern hinzu. Abschließend brauch der Brief nur noch gedruckt werden, was über das Menu oder den entsprechenden Toolbar-Button möglich ist.
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