Datenabfrage erstellen
Zur Erstellung einer Datenabfrage wird der Datenabfrage Assistent im Menü über den Klickpfad "Auswertungen -> Berichtswesen -> Datenabfrage Assistent" aufgerufen. Der Assistent führt den Benutzer durch die vier wichtigen Abschnitte, in denen die Datenabfrage konfiguriert wird:
Nach der Konfiguration der Datenabfrage lässt sich diese als Bericht abspeichern und kann anschließend über den Menüpunkt "Automatik Berichte" ausgeführt bzw. abgerufen werden, sofern eine gültige Datenbasis hinterlegt worden ist:
Nachträgliche Änderungen an Berichten sind mittels der Berichtsübersicht möglich, die im Menü über den Klickpfad "Basisdaten -> Daten Layout -> Berichte" erreichbar ist.
Nachfolgend werden die einzelnen Abschnitte zur Erstellung einer Datenabfrage anhand von Beispielen vorgestellt und anschließend der generierte Bericht ausgeführt:
1. Datenkonnektor auswählen
Zuerst muss die Auswahl getroffen werden, auf welcher Objektstruktur die Datenabfrage durchgeführt werden soll. Dazu muss ein Datenkonnektor angegeben werden, der als Schnittstelle zur Datenbank agiert und Informationen darüber besitzt, welche Datenfelder auf welchem Wege erreicht werden können.
Für die Datenabfrage in diesem Beispiel wird der Datenkonnektor "Firma" bzw. "CX_CORPORATION" verwendet, um später Unternehmensdaten nach bestimmten Kriterien zu filtern und aufzulisten.
Dazu muss dieser zunächst gesucht werden, was am besten durch die Eingabe des Namens – in diesem Fall "Firma" – in das Eingabefeld "Name" im oberen Bereich "Filter" geschieht. (1) Anschließend wird die Suche durch das Drücken der RETURN- oder ENTER-Taste ausgelöst.
Der nun erscheinende Datenkonnektor mit Namen "Firma" und Identifikator "CX_CORPORATION" wird mit der linken Maustaste selektiert. (2)
Daraufhin kann die Konfiguration im nächsten Abschnitt fortgesetzt werden, dies geschieht durch Anklicken des Buttons "Weiter" rechts unten im Fenster. (3)
2. Spalten auswählen
Im zweiten Abschnitt wird die Selektion der abgefragten Daten konfiguriert. Grob vereinfacht gesagt werden dazu die Spalten festgelegt, nach denen die Daten aufgeteilt bzw. aufgelistet werden sollen. Datenkonnektoren können bereits vordefinierte Spalten mitbringen, die an dieser Stelle standardmäßig aufgeführt und damit auch bereits vorausgewählt sind.
Für die Datenabfrage in diesem Beispiel wird zusätzlich die Spalte "WWW" mit der Internetadresse eines Unternehmens hinzugefügt, da diese Information später angezeigt werden soll.
Dazu wird über den Button "Einfügen" (1) und das folgende Kontextmenü der "Zugriffsausdruck-Konfigurator" aufgerufen. (2)
Im nun geöffneten Fenster des Zugriffsausdruck-Konfigurators werden alle Datenfelder des Datenkonnektors inkl. ihrer Zugriffspfade alphabetisch in Form einer erweiterbaren Verzeichnisstruktur aufgeführt.
Durch Herunterscrollen in dieser Liste gelangt das Datenfeld "WWW (Access("CX_WWW").uniqueID)" in den sichtbaren Bereich. Dieses wird mit einem Doppelklick ausgewählt (3) und erscheint daraufhin in der rechten Liste (4), die alle ausgewählten Datenfelder beinhaltet. Die getroffene Auswahl wird anschließend mit einem Klick auf den Button "Übernehmen" bestätigt. (5)
Nachdem sich der Zugriffsausdruck-Konfigurator geschlossen hat, ist in der Liste der ausgewählten Spalten der Eintrag "WWW" hinzugefügt worden. (6) Die Konfiguration in diesem Abschnitt ist nun abgeschlossen und kann durch Klicken des Buttons "Weiter" rechts unten im Fenster im nächsten Abschnitt fortgesetzt werden. (7)
3. Grundgesamtheit auswählen
Im dritten Abschnitt wird die Datenbasis definiert, welche die Grundlage für die Anzeige und ggf. die spätere Filterung der an dieser Stelle festgelegten Datensätze bildet.
In diesem Beispiel sollen alle Firmen in die Datenabfrage einfließen, daher muss als "Quelle" der Punkt "Datenkonnektor" (1) ausgewählt und bei "Daten aus Datenkonnektor" die Auswahl "Grundgesamtheit" (2) getroffen werden. Anschließend wird auch die Bearbeitung dieses Abschnitts mit einem Klick auf den Button "Weiter" unten rechts im Fenster beendet. (3)
Zusätzliche Informationen zu den Einstellungsmöglichkeiten:
Im Hauptbereich wird dem Benutzer unter dem Reiter "Befehle zur Erstellung der Grundgesamtheit aus Datenkonnektor" angezeigt, auf welche Weise die Datenbasis erstellt wird. Hier werden mit dem InstantView®-Befehl
einfach alle Unternehmen aus der Datenbank gelesen und bereitgestellt.
Alternativ kann in der darüberliegenden Klappliste auch ein "Auswahlfenster" festgelegt werden, dass dem Benutzer beim letztendlichen Ausführen der Datenabfrage die Möglichkeit gibt, eine Präselektion der Unternehmen vorzunehmen. Die auszuführenden Messages zum Aufruf des Selektionsfenster und der anschließenden Übermittlung der Ergebnisse können in den Einstellungen des Datenkonnektors nach Auswahl in der Liste unter dem Menüpunkt "System -> System Einstellungen -> Datenkonnektoren" angepasst werden.
Anstatt der Einstellungen aus dem Datenkonnektor kann unter "Quelle" auch eine "Eigene Definition" zur Datenaufbereitung hinterlegt werden.
4. Filterung auswählen
Im vierten und letzten Abschnitt wird eine weitere Filterung der Datensätze aus der Datenbasis konfiguriert. Die Kriterien können völlig frei definiert und sogar zur Laufzeit der Datenabfrage vom System abgefragt und durch den Benutzer hinterlegt werden.
In diesem Beispiel sollen zusätzlich zu den standardmäßig hinterlegten Spalten die Internetadressen aller Unternehmen aus Hamburg angezeigt werden. Der Benutzer soll außerdem bei der Ausführung der Datenabfrage die Möglichkeit bekommen, den Firmennamen einzugrenzen, z. B. durch Vorgabe des Anfangsbuchstabens.
Der erste Filter-Satz wird mit einem Klick auf den grünen Plus-Button rechts angelegt, danach kann mit der Konfiguration des Ort-Filters begonnen werden. Dabei bleibt die Einstellung "Query" als Typ bestehen. (1) Durch einen Klick auf den Button mit den drei Punkten neben dem linken Eingabefeld (2) öffnet sich ein Auswahlfenster.
An dieser Stelle kann festgelegt werden kann, wonach gefiltert werden soll. Neben einfachen Spalten-Filterungen kann auch hier der Zugriffsausdruck-Konfigurator gestartet werden, was in diesem Beispiel durch einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag geschieht. (3)
Im Zugriffsausdruck-Konfigurator muss für den Ort-Filter der "Ort (Address().city)" mit einem Doppelklick ausgewählt werden. (4) Das Datenfeld erscheint anschließend in der rechten Auswahlliste (5) und wird mit einem Klick auf den Button "Übernehmen" übertragen. (6)
Der Zugriffsausdruck wurde nun in die Filter-Einstellung übertragen. (7) Anschließend muss noch ein Wert festgelegt werden, mit dem der Ort übereinstimmt, damit der Datensatz in der Ergebnisliste der Datenabfrage angezeigt wird. In diesem Beispiel ist das der String "Hamburg" (8) inkl. der Anführungszeichen, weil an dieser Stelle gültiger InstantView®-Code erwartet und zur Verarbeitung auf den Stack gelegt wird. Ansonsten würde der InstantView®-Befehl
gesucht und dieser ist natürlich nicht definiert, was zu einem Fehler führen würde.
Der zweite Filter-Satz wird ebenfalls mit einem Klick auf den grünen Plus-Button rechts angelegt, danach kann mit der Konfiguration des Firmennamen-Filters begonnen werden. Dabei bleibt wie schon beim Ort-Filter die Einstellung "Query" als Typ bestehen (9) und auch hier wird durch einen Klick auf den Button mit den drei Punkten neben dem linken Eingabefeld das Auswahlfenster geöffnet. (10)
Im Beispiel des Firmennamen-Filters muss aber nicht der Zugriffsausdruck-Konfigurator geöffnet werden, sondern es reicht die Auswahl "Spalte Name" - bestätigt durch einen Doppelklick. (11) Der Firmenname ist bereits über die Standard-Spalten bekannt und kann sicher adressiert werden.
Der Zugriffsausdruck wurde nun in die Filter-Einstellung übertragen. (12) Anschließend muss auch hier noch ein Wert festgelegt werden, mit dem der Firmenname übereinstimmt, damit der Datensatz in der Ergebnisliste der Datenabfrage angezeigt wird. Dazu wird über die drei Punkte im rechten Feld (13) das Auswahlfenster für Parameter geöffnet.
Dort muss die Option "Neuer Parameter" durch einen Doppelklick ausgewählt werden. (14)
Nun kann der Wert für den Firmennamen-Parameter festgelegt werden. Da dieser allerdings zur Laufzeit durch den Benutzer eingegeben werden soll, muss hier nur das Feld "Name" (15) mit einem sprechenden Bezeichner für das spätere Eingabefeld im Abfragefenster gefüllt werden, z. B. "Firmenname". Die restlichen Felder bleiben unverändert: Es soll Quelltext eingegeben bzw. generiert werden, allerdings erst später, daher bleibt das zugehörige Eingabefeld leer. Ein Klick auf den Button "Speichern" schließt die Parameter-Konfiguration. (16)
Das rechte Eingabefeld des Filter-Satzes wurde nun in InstantView®-Syntax mit den vorherigen Eingaben gefüllt:
Damit der Wert des Parameters zur Laufzeit durch den Benutzer festgelegt werden kann, muss das Häkchen "Parameter abfragen" gesetzt werden. (17) Außerdem sollen in der Benutzereingabe auch Platzhalter-Zeichen ähnlich eines regulären Ausdrucks möglich sein, daher wird noch der Vergleichsoperator über die Klappliste als "ähnlich" bzw. "~" definiert. (18) Die Datenabfrage ist nun komplett konfiguriert und dann mit einem Klick auf den Button "Abfrage starten" direkt ausgeführt werden. (19) Alternativ ist auch eine vorherige Sicherung der Eingaben möglich, indem man auf den Button "Bericht speichern" klickt. (20) Dann wird jedoch der Datenabfrage Assistent geschlossen und die Ausführung des generierten Berichts ist nur noch über die Funktion "Auswertungen -> Berichtswesen -> Automatik Berichte" möglich.
Bericht ausführen
Sobald der Bericht ausgeführt wurde, öffnet sich das Eingabefenster zur Abfrage des zuletzt definierten Parameters "Firmenname". In diesem Beispiel sollen alle Unternehmen aufgeführt werden, die aus Hamburg stammen (implizit durch den ersten Filter-Satz festgelegt) und mit dem Buchstaben "C" beginnen. Durch den Vergleichsoperator "~" können hier Platzhalter genutzt werden, z. B. "*" für beliebige Folgezeichen. Das Eingabefeld wird also mit "C*" gefüllt (1) und anschließend mit einem Klick auf den Button "OK" bestätigt. (2)
Das System führt nun die Datenabfrage durch und stellt das Ergebnis in einem neuen Fenster dar. In diesem Beispiel wurden drei Unternehmen in Hamburg gefunden, die mit "C" beginnen. (3) In der ganz rechten Spalte "WWW" wird zudem die Internetadresse ausgegeben. (4) Zum Abschluss kann das Ergebnis der Abfrage bei Bedarf noch als Excel-Datei gespeichert werden. (5)
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